Multiprojektmanagement mit Agile Kanban


Multiprojektmanagement – eine Herausforderung für jeden Projektmanager!

Sie stehen vor der Herausforderung mehrere Projekte gleichzeitig zu managen und benötigen ein leistungsfähiges Tool für Multiprojektmanagement? In diesem Beitrag wird vereinfacht herkömmliches Multiprojektmanagement mit Multiprojektmanagement in Agile Kanban verglichen.

 

Projektmanagement auf klassische Art

In herkömmlichen Projektmanagementansätzen hantieren Sie häufig mit vielen Dokumenten. Im einfachsten Fall haben Sie für jedes Projekt einen Projektplan in Form eines Gantt Diagramms mit Abhängigkeiten und Deadlines. Zusätzlich dazu pflegen Sie Aufgabenlisten. Beides befindet sich oft in unterschiedlichen Systemen.

Einen großen Teil Ihrer Zeit als Projektmanager verwenden Sie dabei für

  • Pflegen der Projektpläne bedingt durch Verzögerungen und Änderungen
  • Abstimmung von Deadlines
  • Planung der Ressourcen
  • Projektfortschrittskontrolle und Aufgabenüberwachung
  • Reporting zum Kunden
  • Übermitteln von Projektdokumenten
  • Dokumentation von Entscheidungen und Risiken

Nicht so bei Agile Kanban. In Agile Kanban Finden Sie all diese Informationen an einer Stelle.

 

So geht es mit Agile Kanban

Alle Informationen die Sie brauchen, um ein Projekt erfolgreich zu managen, werden in Agile Kanban an einer Stelle gespeichert. Die Informationen werden dabei mit allen im Team geteilt – ganz automatisch.

 

Projektplanung

Das Kanban Board ist das Herzstück von Agile Kanban. Hier findet die zentrale Verwaltung aller Projektaufgaben statt. Aufgaben werden im Kanban Board als Aufgabenkarten gespeichert. Relevante Dokumente verknüpfen Sie direkt mit einer Aufgabe, dadurch sind diese leicht auffindbar.

Projektaufgaben erfassen Sie wie im Flug. Bei der Schnellerfassung tragen Sie einfach den Aufgabentitel ein und drücken die Eingabetaste. Die Neue Aufgabe landet danach automatisch im Backlog Ihres Boards. Durch Live Updates sind Änderungen an Aufgaben für andere Benutzer sofort sichtbar.

Die Planung des nächsten Sprint erledigen Sie im Kanban Board Verschieben der Aufgabe aus den Anforderungen (Product Backlog) in die Backlog Spalte. Dadurch wird sofort ersichtlich, welche Aufgaben als nächstes eingeplant werden müssen.

 

Projektsteuerung und Überwachung

Für die Projektplanung und Steuerung stehen in Agile Kanban eine Reihe von Tools zur Verfügung. Im Gantt Diagramm  erhalten Sie einen Einblick über den zeitlichen Ablauf der Aufgaben. Die in den Aufgaben eingetragenen Deadlines ergeben dabei automatisch die Timeline. Gibt es Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, werden diese im Gantt Diagramm per Drag and Drop definiert. Dies erspart Ihnen die zusätzliche Pflege eines weiteren Projektplans. Aufgaben und Gantt Diagram befinden sich im selben Datenbestand.

Sie benötigen eine Übersicht über Aufgaben in allen Projekten? Kein Problem – Agile Kanban bietet Ihnen Listen mit allen anstehenden Aufgaben über alle Projekte hinweg. Aus einer Aufgabe in der Liste öffnen Sie direkt das entsprechende Kanban Board und arbeiten dort weiter. Dies vereinfacht das Projektübergreifende Arbeiten enorm, da sich alle Aufgaben in einem Pool befinden.

Wer für eine Aufgabe zuständig ist, definieren Sie durch Ziehen des Namens aus der Liste der Teammitglieder auf eine Aufgabenkarte. Den Status einer Aufgabe (Backlog, In Bearbeitung, Erledigt) lesen Sie anhand der Spalte ab, in der sich die Aufgabe befindet. Dadurch weiß jeder im Team zu jedem Zeitpunkt wofür er zuständig ist und in welchem Status sich das gesamte Projekt befindet.

Die Auslastung Ihrer Team Kollegen ersehen Sie aus den automatisch generierten Diagrammen über die Mitarbeiterauslastung. So erkennen Sie frühzeitig, wenn Mitarbeiter zu viele Aufgaben wahrnehmen müssen und eventuell das Verstreichen einer Deadline droht. Die geleisteten Zeiten für eine Aufgabe erfassen Mitarbeiter Zeitnah bei der jeweiligen Aufgabe. Die Daten können Sie später für die Rechnungsstellung oder die Nachkalkulation des Projektes verwenden.

 

Reporting

Aus den in Agile Kanban enthaltenen Diagrammen lesen sie die Team Performance und den Cumulative Flow der Aufgaben im Projektverlauf ab. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit festzustellen, wenn es einmal nicht so läuft wie gewünscht. Ein Beispiel hierfür wäre, dass Aufgaben aus dem Status „Fertig“ wieder zurück nach „In Bearbeitung“ wandern, weil die Abnahmekriterien nicht erfüllt wurden.

 

Collaboration

Auf ein Kanban Board haben alle Zugriff, die zur Mitarbeit eingeladen wurden.

Der integrierte Team Manager gibt Ihnen Auskunft, welche Personen in welchen Projekten mitarbeiten. Dort verwalten Sie auch die Rollen und damit die Rechte der Mitarbeiter eines Board.

Zur Schaffung von mehr Transparenz gegenüber Ihrem Kunden, laden Sie diesen einfach als Gast zu Ihrem Board ein. Gäste erhalten Einblick in ein Board wie ein regulärer Benutzer, mit dem Unterschied, dass Gäste keine Änderungen vornehmen können.

Integration

Sie wollen nicht die ganze Zeit den Browser öffnen müssen, um Ihre Deadlines zu überwachen? Fügen Sie einfach den Agile Kanban Internet Kalender hinzu. Über ein Plugin erhalten Sie den Link, um Termine z. B. in Outlook zu integrieren.

Für alle Office 365 Kunden bieten Sich noch weitere Vorteile. Als Nutzer von SharePoint Online, tragen Sie die URL zu Ihrer Dokumentenbibliothek in die Boardeinstellungen ein. Alle Dokumente die einer Aufgabe hinzugefügt werden, werden automatisch dort gespeichert. Die Kontrolle der Zugriffssteuerung obliegt dann Ihnen ganz alleine.

Für Nutzer  von Microsoft Teams bieten wir einen Teams Connector an. Der Teams Connector leitet Informationen aus Ihrem Board direkt in eine Teams Konversation.

 

Zusammenfassung

Agile Kanban ist die Zentrale für Ihre Herausforderungen im Multiprojektmanagement. Es beschleunigt die Projektplanung, schafft Transparenz für Ihr Team und Ihre Kunden und fördert die Zusammenarbeit über Projekte hinweg. Durch integrierte Konnektoren zu Microsoft Teams, SharePoint Online und Internet Kalender schaffen Sie die Verbindung zu Ihrer vorhandenen Infrastruktur.

Starten auch Sie mit Agile Kanban.